Mapa de processos. Conceptes basics dels Sistemes de gestió a les organitzacions.

Actualment, la implantació de sistemes de gestió que adopten com a principi la millora continuada dels processos és una pràctica habitual en organitzacions de tots els sectors i mides. Aquests sistemes ofereixen una metodologia encaminada entre altres a l’assoliment de resultats, cosa que facilita la presa de decisions i la gestió dels recursos. Entre els sistemes de gestió actuals podem trobar-ne de gestió per a documents, orientats a  la creació i gestió dels documents com a part integral dels processos de l’organització..

Els sistemes de gestió especifiquen la manera com una organització pot implementar, mantenir, millorar i documentar els processos relacionats amb una àrea d’interès (des de qualitat a seguretat de la informació, o bé  R+D+i, etc.). Aquests sistemes parteixen d’una estructura comuna i promouen l’adopció de l’enfocament basat en processos de millora continuada.

El principi de l’ enfocament basat en processos per a implementar un sistema de gestió implica la identificació dels processos que es porten a terme a l’organització, i també fer-ne el seguiment, a fi d’assolir els resultats esperats.

L’enfocament basat en processos està estretament relacionat amb el denominat enfocament de sistema per a la gestió: gairebé sempre els resultats d’un procés constitueixen els elements d’entrada d’altres processos dins d’una xarxa o sistema global. Cada organització hauria de definir els processos necessaris per a assolir-ne els objectius, integrar-los i alinear-los.

Aquest enfocament destaca la importància de la comprensió i el compliment dels requisits.  La necessitat de considerar els processos de manera que aportin valor.  La consecució de resultats del compliment i eficàcia del procés i la millora continuada dels processos basada en mesuraments objectius.

La posada en funcionament d’un model de gestió basada en processos implica un canvi profund en la manera d’entendre l’organització, ja que comporta una visió global que articula les activitats organitzatives a l’entorn de processos orientats a assolir els resultats previstos i a satisfer les necessitats i expectatives de les diverses parts interessades (clients, socis, proveïdors, empleats o propietaris,  etc.).na eina habitual per a sistematitzar els processos d’una organització és el mapa de processos, que té l’objectiu d’identificar els processos de l’organització.

Podeu trobar més informació sobre l’enfocament basat en processos i la seva aplicació a diversos tipus d’organitzacions en l’obra següent: Jaime Beltrán Sanz i altres (2002). Guía para una gestión basada en procesos. Bilbao: Instituto Andaluz de Tecnología.

Organitzar una biblioteca personal

Totes les persones que tinguin una biblioteca personal de llibres, documents i imatges que pugui considerar-se relativament nombrosa trobaran el problema, inevitablement, de posar ordre al material reunit i de classificar-lo per després poder-lo consultar còmodament.

Una col·lecció important ha d’estar necessàriament ordenada en un arxiu per permetre la localització dels continguts.

De fet, llibres, revistes i fotografies sumen tota la seva importància només si són utilitzables i si podem trobar amb facilitat tota la documentació útil per a les necessitats del moment.

Però com hem d’ordenar tot aquest material? Quin criteri hem de seguir? El problema, òbviament, és diferent si el material del qual disposem és modest o si té un gran nombre d’unitats. La falta de sistematització pot produir, amb tota seguretat, la impossibilitat de disposar-ne quan calgui.

Per evitar aquests inconvenients, és necessari arxivar els documents fitxant-los i classificant-los per categories funcionals que ens permetin localitzar-los i utilitzar-los. Existeixen, en realitat, diversos sistemes de classificació: alfabètica per autor, per subjecte i argument, per títol, per format, per col·leccions, o segons criteris subjectius del valor atribuït al document. En el nostre cas, en efecte, no existeix d’entrada un criteri més adaptat que un altre, atès que l’arxiu seguirà sent “privat”, destinat només al nostre ús i consum.

Primer de tot, si no s’ha procedit mai a posar un ordre lògic i regulat a tot el material que s’ha acumulat amb el temps, primer caldrà analitzar cada objecte en relació amb el contingut, l’aspecte i la informació específica present, encara que només es vulgui catalogar amb criteri alfabètic. Per exemple, si es tractés de material fotogràfic, seria oportú distingir-lo abans per categories generals i reagrupar les imatges en relació amb la matèria, per després poder especificar cada fotografia en el seu context. També podria afegir-se un agrupament per característiques tècniques específiques de la imatge mateixa: blanc i negre o color, opacs o transparències, etc.

En el cas de material literari, és bona regla distingir les obres de caràcter general dels llibres que tracten específicament d’un tema.

Finalment, les revistes ocuparan també una secció del vostre fitxer i caldrà distingir entre les publicacions generals i les del tema que més us interessi.

Llibres i revistes es classifiquen per contingut i tipologia i es cataloguen anotant acuradament títol, editorial i data de publicació.

La cadena documental

Podríem definir la cadena documental com el conjunt d’operacions i de tècniques que s’apliquen als documents des del moment en què se seleccionen i s’incorporen a un servei d’informació i documentació, fins que s’emmagatzemen, passant pel seu anàlisi i tractament tècnic. És en aquest moment que es creen els instruments de difusió i recuperació.

Cal afegir que per molt valuós que sigui un fons documental sense un servei de informació i documentació (SID) ben organitzat, no té cap utilitat. El SID ha d’estar perfectament ordenat i organitzat per tal que tota la informació i coneixements que conté estiguin accessibles i útils als usuaris del servei.

En definir el concepte de document n’hem de destacar el doble vessant: el formal o extern que se centra en la descripció del document i el de contingut o intern que determina la matèria o el missatge del document.

Una mica d’història de la informació

Una mica d’història

La informació comprèn tot tipus de coneixements, tècniques i expressions de tots els temps passats i presents, i la importància d’aquest, com deia Maurice Line en el 1974, és que la informació és important pel treball, la investigació i la realització personal.

Fins fa ben poc la informació no ha estat catalogada per una mateixa normativa, en concret a mitjans del segle XX, la informació no es podia compartir, i és   gràcies a Seymor Lubetzky, gran teòric de la catalogació, que després que proposés disposar d’unes normes generals i internacionals aplicables a tots els documents i que també aquesta problemàtica fos plantejada per ell mateix, i recollida en la International Conference Cataloging Principles a Paris i organitzada pe l’ IFLA de 1961.

Després d’aquest moment es comença a treballar per tal d’ homogeneïtzar i crear una normativa de catalogació internacional, i vuit anys després sorgeix la primera proposta per tal d’articular una estructura per la descripció bibliogràfica, determinada per àrees separades per signes de puntuació. Aquesta va ser la base per a les normes: la ISBD

Actualment tots els avenços, Internet i la digitalització, possibiliten que la informació pugui ser escampada, compartida i recuperada. I que malgrat la necessitat d’enllaçar diferents catàlegs amb diferents registres bibliogràfics de tot el món, la qual és una tasca molt difícil, tot i això, s’ha aconseguit que amb l’aparició de sistemes automatitzats i grups de treballs que ha impulsat l’ IFLA,  el 1983 es presenta un esborrany amb les directrius de les entrades d’autoritat i referència (GARE), i amb una segona edició revisada en el 2001 que va passar-se anomenar  Guidelines for authority records and references (GARR= (Directrius per a registres d’autoritat de referències)

Gestió de la informació exitosa

Una gestió de la informació exitosa exigeix molt més que una inversió en tecnologia, també implica ubicar els processos i les persones en el lloc adequat amb la fi de gestionar tot el creixement per cada cicle de vida de les dades que s’obtenen.

La importància de l’arquitectura i la gestió de les dades rau en què són vitals per garantir que hi ha les dades necessàries per dur a terme les decisions de l’organització i que aquestes siguin disponibles, precises, complertes amb garanties i rapidesa. La majoria de directius es veuen limitats per la informació i les dades que sovint son insuficients  i poc fiables, o bé són excessivament abundants i necessiten molt de temps per a ser analitzades.

Rebem nombrosos informes a diari, i tots amb una terminologia i formats diferents. El que en alguna informació en diuen productes, d’altres en diuen peces, d’altres SKU (unitats de manteniment d’estocs), i en el cas dels clients potser  donen un nom propi o aquell que troben per catàleg.

Gestionar les dades de manera eficaç i amb una mateixa perspectiva, permet una millora en la presa de decisions, això dòna unes tranquil·litats en els compliments regulars i  legals de l’empresa, en la reducció dels riscos inherents amb una qualitat de les dades, una millora en la productivitat i eficiència operativa, millora en la satisfacció del client i un augment en la agilitat de l’organització aconseguint un alt rendiment en allò que s’assoleix.