Seguint el tema de la primera part d’aquest article…

El desordre a la taula de treball pot conduir a distraccions i interrupcions que, sens dubte, afectaran la nostra productivitat, ja que segurament no acabarem a temps l’informe que necessitàvem més urgentment.

Per saber què podem fer amb el que tenim sobre la taula hem de pensar primer en les coses que hi tenim.

Tipus per a portar un correcte ordre en el teu escriptori

La taula ha d’estar neta, només amb les eines habituals de treball i potser algun objecte que ens serveixi per relaxar-nos o motivar-nos.

La resta de coses que normalment s’apilen sobre la taula són de només tres tipus: tasques que hem de fer, informació per arxivar o coses per llençar.

Pel que fa a les tasques que hem de fer, hem de tenir un lloc adequat per emmagatzemar-les temporalment fins que les necessitem.

Per descomptat, hem de tenir uns criteris que ens ajudin a localitzar la documentació quan l’hem de fer servir, per exemple, tenir cada document a la carpeta corresponent amb indicacions: per temes, per projectes, per clients, per proveïdors, etc. D’aquesta manera les tindrem ja inscrites per no oblidar-nos-en i fora de la nostra vista perquè no ens distreguin.

Hem de procurar tenir un petit espai de temps al final del dia per posar ordre i netejar l’escriptori. Costa al principi, com tots els hàbits, però puc garantir que, quan s’aconsegueix, es treballa amb més eficàcia.

Per què és tan necessari tenir un escriptori ordenat?

Disposar d’un espai de treball net denota un entorn coherent i demostra que hi ha priorització de l’activitat d’una manera metodològica.

Però també és important trobar l’equilibri, perquè un escriptori també diu alguna cosa sobre la personalitat de qui l’utilitza, i si està excessivament ordenat podem donar la imatge de persona poc espontània i rígida.

Tot això és extensible a l’ordinador, ja que el fet que l’escriptori virtual estigui ple d’icones o documents repartits per tota la pantalla ens suposarà un esforç més gran a l’hora de buscar un material concret, amb la consegüent pèrdua de temps. A més, si l’escriptori ja és caòtic, podem assumir com estarà de descuidat la resta del PC.