Una gestió de la informació exitosa exigeix molt més que una inversió en tecnologia, també implica ubicar els processos i les persones en el lloc adequat amb la fi de gestionar tot el creixement per cada cicle de vida de les dades que s’obtenen.

La importància de l’arquitectura i la gestió de les dades rau en què són vitals per garantir que hi ha les dades necessàries per dur a terme les decisions de l’organització i que aquestes siguin disponibles, precises, complertes amb garanties i rapidesa. La majoria de directius es veuen limitats per la informació i les dades que sovint son insuficients i poc fiables, o bé són excessivament abundants i necessiten molt de temps per a ser analitzades.

Rebem nombrosos informes a diari, i tots amb una terminologia i formats diferents. El que en alguna informació en diuen productes, d’altres en diuen peces, d’altres SKU (unitats de manteniment d’estocs), i en el cas dels clients potser donen un nom propi o aquell que troben per catàleg.

Dades...Dades i més dades 

Gestionar les dades de manera eficaç i amb una mateixa perspectiva, permet una millora en la presa de decisions, això dóna unes tranquil·litats en els compliments regulars i legals de l’empresa, en la reducció dels riscos inherents amb una qualitat de les dades, una millora en la productivitat i eficiència operativa, millora en la satisfacció del client i un augment en la agilitat de l’organització aconseguint un alt rendiment en allò que s’assoleix.

Una vegada entesa la importància per on comencem? Com ho fem?

Posem un exemple:

Una petita empresa de serveis veu que la seva facturació està estancada, des de la gerència demanen al departament d’atenció al client que revisi quants pressupostos s’han enviat i quants clients nous hi ha en el darrer mes.

El responsable d’atenció al client entra en el CRM on hi ha tots els pressupostos. En comprovar si estan acceptats el resultat que apareix no es ni de bon tros el real pels treballs que hi ha en actiu. A les hores entra en el gestor de clients, aquest li dona també un nombre que no coincideix. Es veuen algunes diferencies notables entre la informació dels contactes dels clients en CRM i el gestor de clients.

Que usproposem?

1) primer de tot s’haurà de dotar, en el CRM, dels camps que coincideixen amb la base de dades on donar d’alta al client.

2) Automatitzar les dades del CRM i el gestor de clients.

Hi ha eines que ens ajuden i son molt eficaces com Zapier, amb això és guanyar temps i eficàcia.

3) Conscienciar a tot el personal de que quan entra un nou client sempre hi haurà d’haver un pressupost i un contracte acceptat.

En conclusió, l’automatització donarà una agilitat molt gran a l’empresa i implicar els professionals en el sistema farà que hi hagi una bona organització. De ben segur que si ho fan així les dades estaran com dèiem al principi disponibles, precises, complertes amb garanties i rapidesa.