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TEST DE ANÁLISIS EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA INFORMACIÓN

Toda organización diariamente genera documentos e información de valor como resultado de sus procesos de negocio, proporcionando evidencias de las decisiones tomadas y de las actividades realizadas. Esta información constituirá un recurso que formará parte del capital intelectual de la organización.

Este análisis tiene como finalidad saber en qué momento se encuentra su gestión documental y si es eficaz dando como resultado un total de porcentaje máximo del 100%.

1

¿Cuáles son las necesidades de información criticas y/o prioritarias?
(escoger una sola opción)

2

¿Cuáles son las situaciones prioritarias en que la información es requerida?
(escoger una sola opción)

3

¿Las prioridades están bien establecidas?

4

¿Sus procesos les permiten utilizar la información de manera eficiente?

5

¿Sabe dónde se encuentra su información que añada valor a sus objetivos organizativos?

6

¿Tiene bien localizado dónde se almacena la información?

7

¿Hay duplicidades?

8

¿Los formatos en los que se guarda la información son correctos?

9

¿Los sistemas de almacenamiento son óptimos?

10

¿Hay un responsable de crear y gestionar la información?

11

¿Tienen detectadas las tecnologías y los sistemas de información que influyen en los flujos de información?

12

¿Está localizada la información susceptible de ser compartida por toda la organización?

13

¿Hay mecanismos para compartir la información para toda la organización tanto a nivel interno como externo?

14

¿La información se categoriza?

15

¿Hay personal encargado de recibir, enviar y tramitar la información?

16

Defina la información en temas cualitativos y de valor:
(1=menos, 5=máximo)

  1 2 3 4 5 Ns/nc
Exhaustividad
Disponibilidad
Actualización
Relevancia
Presentación
Precisión
17

¿Hay definidas las mejores prácticas de la organización en materia de gestión de la información?

18

¿En el ámbito legal la información que se posee y gestiona cumple los requerimientos que exige la Ley?

19

¿Desde el punto de vista de la seguridad, la información cumple los requerimientos exigidos?

20

¿Conoce los procesos claves de negocio y los flujos de la información y conocimiento?

21

¿Estos procesos claves de negocio y flujos de la información y conocimiento son compartidos, activos y conocidos para toda la organización?

22

¿Hay lagunas y solapamientos de la información?

23

¿Tiene bien localizadas las lagunas y solapamientos de la información?

24

¿Cree que toda la información puede aportar más valor?

25

¿Conoce dónde pueden mejorar la eficiencia de los procesos organizativos?

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