Mapa de procesos. Conceptos básicos de los Sistemas de gestión en las organizaciones.

Actualmente, la implantación de sistemas de gestión que adoptan como principio la mejora continuada de los procesos es una práctica habitual en organizaciones de todos los sectores y tamaños. Estos sistemas ofrecen una metodología encaminada entre otras al logro de resultados, cosa que facilita la toma de decisiones y la gestión de los recursos. Entre los sistemas de gestión actuales podemos encontrar la gestión para documentos, orientados a la creación y gestión de los documentos como parte integral de los procesos de la organización.

Los sistemas de gestión especifican la manera como una organización puede implementar, mantener, mejorar y documentar los procesos relacionados con un área de interés (desde calidad a seguridad de la información, o bien I+D, etc.). Estos sistemas parten de una estructura común y promueven la adopción del enfoque basado en procesos de mejora continuada.

El principio del enfoque basado en procesos para implementar un sistema de gestión implica la identificación de los procesos que se llevan a cabo en la organización, y también hacer el seguimiento, con objeto de lograr los resultados esperados.

El enfoque basado en procesos está estrechamente relacionado con el denominado enfoque de sistema para la gestión: casi siempre los resultados de un proceso constituyen los elementos de entrada a otros procesos dentro de una red o sistema global. Cada organización tendría que definir los procesos necesarios para lograr los objetivos, integrarlos y alinearlos.

Este enfoque destaca la importancia de la comprensión y el cumplimiento de los requisitos.  La necesidad de considerar los procesos de forma que aporten valor.  La consecución de resultados del cumplimiento y eficacia del proceso y la mejora continuada de los procesos basada en mediciones objetivas.

La puesta en funcionamiento de un modelo de gestión basada en procesos implica un cambio profundo en la manera de entender la organización, puesto que comporta una visión global que articula las actividades organizativas en el entorno de procesos orientados a lograr los resultados previstos y a satisfacer las necesidades y expectativas de las diversas partes interesadas (clientes, socios, proveedores, empleados o propietarios, etc.). Una herramienta habitual para sistematizar los procesos de una organización es el mapa de procesos, que tiene el objetivo de identificar los procesos de la organización.

 

Podéis encontrar más información sobre el enfoque basado en procesos y su aplicación a varios tipos de organizaciones en la obra siguiente: Jaime Beltrán Sanz y otros (2002). Guía para una gestión basada en procesos. Bilbao: Instituto Andaluz de Tecnología.

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