Metadatos más que datos

La UNE-ISO 15489/2001 define  los metadatos en el punto 3.12, desde la perspectiva de gestión documental, como datos que describen el contexto del contenido, la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo. Así, se entiende que los metadatos no están separadas del documento sino incluidos en el interior del mismo.

Son esenciales para el tratamiento y para la preservación. Partiendo de la base de que estamos hablamdo de documentos electrónicos, con esto nos estamos refiriendo tanto a la información que contienen (contenido) como la información que ayudará a interpretar y gestionar.

En los últimos años, varios profesionales que tienen que asegurar el valor jurídico a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos incorporan políticas de preservación, de firma, de representación, etc.  Encontramos diversidad de mecanismos y herramientas tecnológicas para asegurar esta preservación e inalterabilidad, principalmente en organismos institucionales.

Por eso, tener una estrategia de metadatos ayudará a una buena gestión de la documentación digital.

Los metadatos tan sólo son para los documentos electrónicos y no están separados del documento.

Los metadatos son mucho más que datos sobre datos:

-Describen el contexto, el contenido y la estructura.

-Son información estructurada o semi estructurada.

-Ayudan a entender el significado de la información.

La norma ISO23081 da una visión más amplia y resuelve para que sirven.

-Mantienen las características del documento a largo plazo.

– facilitan la comprensión.

-Garantizan que el documento tenga un valor probatorio.

-Permiten el acceso, la privacidad y la propiedad  intelectual.

-Facilitan la recuperación.

-Permiten la interoperabilidad (que se pueda operar con el documento).

-Mantienen los vínculos de los documentos en el contexto en qué fueron creados.

-Facilitan la identificación con el entorno tecnológico.

-Facilitan la migración del documento a otros entornos tecnológicos.

El artículo 5 de la Ley 10/2001 de 13 de julio de archivos y documentos menciona que las administraciones públicas tienen que promover de una manera activa el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para garantizar el tratamiento de la documentación en todos sus aspectos de gestión, preservación y difusión para ponerlos al alcance de todos los usuarios.

Más recientemente, la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, hace mención de los documentos electrónicos administrativos emitidos, firmados electrónicamente y con pleno valor legal. Los metadatos tendrán en cuenta asegurar la identificación y el valor probatorio del documento así como también la garantía prevista en la legislación de protección de datos.

 

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