Els gestors documentals són programes que organitzen els documents de manera que ajuden a localitzar-los ràpidament. Amb ells obtindrem el que podria semblar una base de dades per matèries i autors/es que ens facilitarà etiquetes i descripcions.
Al mercat es poden trobar diversos gestors documentals, tant gratuïts com de pagament, que s’adapten a les diverses organitzacions i necessitats.
A continuació n’esmentem uns quants i n’expliquem les característiques principals:
MOLECULA. Gestor de documents que requereix coneixement tècnic de la norma ISAD (G). Té el gran avantatge que és totalment en línia. Desa formats electrònics i també gestiona la part física del nostre arxiu. El sistema de cerca és ràpid i permet donar resposta al moment.
KOHA. Gestor de biblioteques per al qual és necessari el coneixement tècnic de la norma AACR2 i/o MARC21
ALFRESCO. Gestor de documents i repositori de codi lliure que destaca per l’adaptabilitat. Compleix amb les obligacions dels estàndards, com ara la norma ISO 15489, les MoReq i VERS.
ALEJANDRIA. Gestor de biblioteques i de catàlegs. Per configurar-lo i emprar-lo cal coneixement tècnic. El seu gran avantatge és que l’usuari pot trobar la informació de diverses maneres ‒nom del document, matèria o autoritat‒ i que permet una gestió ràpida i senzilla.
ZOTERO. Repositori i gestor de referències gratuït. Permet pujar documents i gestionar-los amb una extracció automatitzada de les metadades. Totalment en línia, gestiona webs i permet una indexació ràpida. Quant a la cerca, és ràpida i eficient. Cal destacar que no necessita cap coneixement tècnic i que permet la gestió i el control de préstecs de documents i materials. Consell: si optem per aquest programa, el navegador a utilitzar ha de ser el Mozilla.
En podríem esmentar molts més, ja que el mercat és molt ampli i cada vegada ho serà més. Estem en un canvi de paradigma en els nostres processos de treball i en la gestió de la informació. Tots els gestors responen a la necessitat de trobar els documents de manera ràpida, estalviar-nos temps i angoixar-nos menys.