Al llarg de la meva trajectòria professional m’he trobat amb clients que tenen fugides d’informació que acaben resolent, però que impliquen moltes vegades pèrdues econòmiques mínimes
Atentes gestories! Aquí ve la vostra solució
A quantes gestories els agrada enviar l´informació ràpidament al client? A totes. D’aquesta manera demostren la seva eficiència, i per al client la satisfacció és immensa. Tot i que la tecnologia ajuda, sovint és insuficient si l’organització no es transforma en ordre, i aquest és el pas més costós.
Les organitzacions no es tornen ordenades de la nit al dia, ho fan progressivament, i les inevitables resistències al canvi d’una part dels seus empleats en les noves formes fan que professionals com nosaltres tinguin un sentit molt útil.
En el nostre servei el primer que fem és una anàlisi de riscos, i no estem parlant de si es compleix o no, per exemple, la regulació general de la protecció de dades (RGPD), anem més enllà. La pèrdua d’informació causa un estrès afegit als professionals, que recorden haver fet aquesta presentació d’impostos o una transacció amb Tresoreria per a un client, que ara no poden trobar. Comencen a moure per una multitud de carpetes i documents i segurament acaben trobant, però quant de temps s’ha perdut?
És per això pel que cada vegada més empreses que proporcionen programes i eines informàtiques proposaran un gestor documental, i la veritat és que són molt útils. Encara que, si no van acompanyats de nous processos de treball i un canvi cap a l’ordre, poden generar més desordre de nou. A més, no tot acaba en el gestor documental: D’aquí deriva la necessitat de professionals, que podem ampliar solucions i ajudar al sistema de gestió.
Vols conèixer com treballem?
T´acompanyarem en decisions com ara quines són les necessitats reals de documentació que té i com introduir-les en el sistema de gestió de documents. Aquest és només un exemple bàsic, hi ha molts més.
Hi ha empreses que realitzen una inversió econòmica en una empresa de gestió de documents que acabarà tenint com a eina més. El major error és pensar que amb la compra de programari i la seva posada en funcionament tot ja està solucionat.
Res podria estar més lluny de la veritat, fer un acompanyament en tot el procés serà molt útil, ja que així, es detectaran tots els procediments dels documents que no hagin entrat de forma automatitzada en el programa. Els proveïdors del programa, tot i que han fet molt bé els seus productes, estandaritzen les solucions, i són els clients els que s’han d’adaptar a l’eina. Això pot significar que el gestor no sempre respon a algunes de les teves necessitats concretes. Utilitzem tècniques i metodologies d’ordre i organització per a oferir-te la solució amb immediatesa, anant més enllà d’aquest gestor.
