La UNE-ISO 15489/2001 define los metadatos en el punto 3.12, desde la perspectiva de gestión documental, como datos que describen el contexto del contenido, la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo. Así, se entiende que los metadatos no están separadas del documento sino incluidos en el interior del mismo.
Son esenciales para el tratamiento y para la preservación. Partiendo de la base de que estamos hablamdo de documentos electrónicos, con esto nos estamos refiriendo tanto a la información que contienen (contenido) como la información que ayudará a interpretar y gestionar.
En los últimos años, varios profesionales que tienen que asegurar el valor jurídico a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos incorporan políticas de preservación, de firma, de representación, etc. Encontramos diversidad de mecanismos y herramientas tecnológicas para asegurar esta preservación e inalterabilidad, principalmente en organismos institucionales.
Por eso, tener una estrategia de metadatos ayudará a una buena gestión de la documentación digital.
Los metadatos tan sólo son para los documentos electrónicos y no están separados del documento.
Los metadatos son mucho más que datos sobre datos:
-Describen el contexto, el contenido y la estructura.
-Son información estructurada o semi estructurada.
-Ayudan a entender el significado de la información.
La norma ISO23081 da una visión más amplia y resuelve para que sirven.
-Mantienen las características del documento a largo plazo.
– facilitan la comprensión.
-Garantizan que el documento tenga un valor probatorio.
-Permiten el acceso, la privacidad y la propiedad intelectual.
-Facilitan la recuperación.
-Permiten la interoperabilidad (que se pueda operar con el documento).
-Mantienen los vínculos de los documentos en el contexto en qué fueron creados.
-Facilitan la identificación con el entorno tecnológico.
-Facilitan la migración del documento a otros entornos tecnológicos.
El artículo 5 de la Ley 10/2001 de 13 de julio de archivos y documentos menciona que las administraciones públicas tienen que promover de una manera activa el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para garantizar el tratamiento de la documentación en todos sus aspectos de gestión, preservación y difusión para ponerlos al alcance de todos los usuarios.
Más recientemente, la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, hace mención de los documentos electrónicos administrativos emitidos, firmados electrónicamente y con pleno valor legal. Los metadatos tendrán en cuenta asegurar la identificación y el valor probatorio del documento así como también la garantía prevista en la legislación de protección de datos.