Los gestores documentales son programas que organizan los documentos de forma que ayudan a localizarlos rápidamente. Con ellos obtendremos el que podría parecer una base de datos por materias y autor/es que nos facilitará etiquetas y descripciones.
En el mercado se pueden encontrar varios de estos programas de gestores documentales, tanto gratuitos como de pago, que se adaptan a las diversas organizaciones y necesidades.
A continuación, mencionamos unos cuántos y explicamos las características principales:
MOLECULA. Gestor de documentos que requiere conocimiento técnico de la norma ISAD (G). Tiene la gran ventaja que es totalmente en línea. Guarda formatos electrónicos y también gestiona la parte física de nuestro archivo. El sistema de busca es rápido y permite dar respuesta al momento.
KOHA. Gestor de bibliotecas para el cual es necesario el conocimiento técnico de la norma AACR2 y/o MARC21
ALFRESCO. Gestor de documentos y repositorio de código libre que destaca por la adaptabilidad. Cumple con las obligaciones de los estándares, como por ejemplo la norma ISO 15489, las MoReq y VERSO.
ALEJANDRIA. Gestor de bibliotecas y de catálogos. Para configurarlo y emplearlo hace falta conocimiento técnico. Su gran ventaja es que el usuario puede encontrar la información de varias maneras ‒nombre del documento, materia o autoridad‒ lo que permite una gestión rápida y sencilla.
ZOTERO. Repositorio y gestor de referencias gratuito. Permite subir documentos y gestionarlos con una extracción automatizada de los metadatos. Totalmente en línea, gestiona webs y permite una indexación rápida. En cuanto a la busca, es rápida y eficiente. Hay que destacar que no necesita ningún conocimiento técnico y que permite la gestión y el control de préstamos de documentos y materiales. Consejo: si optamos por este programa, el navegador a utilizar tiene que ser el Mozilla.
Podríamos mencionar muchos más, puesto que el mercado es muy amplio y cada vez lo será más. Estamos en un cambio de paradigma en nuestros procesos de trabajo y en la gestión de la información. Todos los gestores responden a la necesidad de encontrar los documentos de manera rápida, ahorrarnos tiempo y angustiarnos menos.