4 gestors i 1 repositori

Els gestors documentals són programes que organitzen els documents de manera que ajuden a  localitzar-los ràpidament. Amb ells obtindrem el que podria semblar una base de dades per matèries i autors/es que ens facilitarà etiquetes i descripcions.

Al mercat es poden trobar diversos gestors documentals, tant gratuïts com de pagament, que s’adapten a les diverses organitzacions i necessitats.

A continuació n’esmentem  uns quants i n’expliquem les característiques principals:

MOLECULA. Gestor de documents que requereix coneixement tècnic de la norma ISAD (G). Té el gran avantatge que és totalment en línia. Desa formats electrònics i també gestiona la part física del nostre arxiu. El sistema de cerca és ràpid i permet donar resposta al moment.

KOHA.   Gestor de biblioteques per al qual és necessari el coneixement tècnic de la norma AACR2 i/o MARC21

ALFRESCO. Gestor de documents i repositori de codi lliure que destaca per l’adaptabilitat. Compleix amb les obligacions dels estàndards, com ara la norma ISO 15489, les MoReq i VERS.

ALEJANDRIA. Gestor de biblioteques i de catàlegs. Per configurar-lo i emprar-lo cal coneixement tècnic. El seu gran avantatge és que l’usuari pot trobar la informació de diverses maneres ‒nom del document, matèria o autoritat‒ i que permet una gestió ràpida i senzilla.

ZOTERO.  Repositori i gestor de referències gratuït. Permet pujar documents i gestionar-los amb una extracció automatitzada de les metadades. Totalment en línia, gestiona webs i permet una indexació ràpida. Quant a la cerca, és ràpida i eficient. Cal destacar que no necessita cap coneixement tècnic i que permet la gestió i el control de préstecs de documents i materials. Consell: si optem per aquest programa, el navegador a utilitzar ha de ser el Mozilla.

En podríem esmentar molts més, ja que el mercat és molt ampli i cada vegada ho serà més. Estem en un canvi de paradigma en els nostres processos de treball i en la gestió de la informació. Tots els gestors responen a la necessitat de trobar els documents de manera ràpida, estalviar-nos temps i angoixar-nos menys.

Gestió de la informació exitosa

Una gestió de la informació exitosa exigeix molt més que una inversió en tecnologia, també implica ubicar els processos i les persones en el lloc adequat amb la fi de gestionar tot el creixement per cada cicle de vida de les dades que s’obtenen.

La importància de l’arquitectura i la gestió de les dades rau en què són vitals per garantir que hi ha les dades necessàries per dur a terme les decisions de l’organització i que aquestes siguin disponibles, precises, complertes amb garanties i rapidesa. La majoria de directius es veuen limitats per la informació i les dades que sovint son insuficients  i poc fiables, o bé són excessivament abundants i necessiten molt de temps per a ser analitzades.

Rebem nombrosos informes a diari, i tots amb una terminologia i formats diferents. El que en alguna informació en diuen productes, d’altres en diuen peces, d’altres SKU (unitats de manteniment d’estocs), i en el cas dels clients potser  donen un nom propi o aquell que troben per catàleg.

Gestionar les dades de manera eficaç i amb una mateixa perspectiva, permet una millora en la presa de decisions, això dòna unes tranquil·litats en els compliments regulars i  legals de l’empresa, en la reducció dels riscos inherents amb una qualitat de les dades, una millora en la productivitat i eficiència operativa, millora en la satisfacció del client i un augment en la agilitat de l’organització aconseguint un alt rendiment en allò que s’assoleix.