Organitzar una biblioteca personal

Totes les persones que tinguin una biblioteca personal de llibres, documents i imatges que pugui considerar-se relativament nombrosa trobaran el problema, inevitablement, de posar ordre al material reunit i de classificar-lo per després poder-lo consultar còmodament.

Una col·lecció important ha d’estar necessàriament ordenada en un arxiu per permetre la localització dels continguts.

De fet, llibres, revistes i fotografies sumen tota la seva importància només si són utilitzables i si podem trobar amb facilitat tota la documentació útil per a les necessitats del moment.

Però com hem d’ordenar tot aquest material? Quin criteri hem de seguir? El problema, òbviament, és diferent si el material del qual disposem és modest o si té un gran nombre d’unitats. La falta de sistematització pot produir, amb tota seguretat, la impossibilitat de disposar-ne quan calgui.

Per evitar aquests inconvenients, és necessari arxivar els documents fitxant-los i classificant-los per categories funcionals que ens permetin localitzar-los i utilitzar-los. Existeixen, en realitat, diversos sistemes de classificació: alfabètica per autor, per subjecte i argument, per títol, per format, per col·leccions, o segons criteris subjectius del valor atribuït al document. En el nostre cas, en efecte, no existeix d’entrada un criteri més adaptat que un altre, atès que l’arxiu seguirà sent “privat”, destinat només al nostre ús i consum.

Primer de tot, si no s’ha procedit mai a posar un ordre lògic i regulat a tot el material que s’ha acumulat amb el temps, primer caldrà analitzar cada objecte en relació amb el contingut, l’aspecte i la informació específica present, encara que només es vulgui catalogar amb criteri alfabètic. Per exemple, si es tractés de material fotogràfic, seria oportú distingir-lo abans per categories generals i reagrupar les imatges en relació amb la matèria, per després poder especificar cada fotografia en el seu context. També podria afegir-se un agrupament per característiques tècniques específiques de la imatge mateixa: blanc i negre o color, opacs o transparències, etc.

En el cas de material literari, és bona regla distingir les obres de caràcter general dels llibres que tracten específicament d’un tema.

Finalment, les revistes ocuparan també una secció del vostre fitxer i caldrà distingir entre les publicacions generals i les del tema que més us interessi.

Llibres i revistes es classifiquen per contingut i tipologia i es cataloguen anotant acuradament títol, editorial i data de publicació.

Metadades molt més que dades

En la UNE-ISO 15489:2001 defineix  les metadades en el punt 3.12, des de la perspectiva de gestió documental, com a dades que descriuen el context del contingut, l’estructura dels documents i la seva gestió al llarg del temps. Així s’entén que les metadades no són separades del document sinó incloses en el seu interior.

Aquestes són essencials pel seu tractament i preservació. Partint de la base que parlem de documents electrònics, amb això ens estem referint tant en la informació que contenen (contingut) com a la informació que ajudarà a interpretar i gestionar.

En els darrers anys a diversos professionals que han d’assegurar el valor jurídic al llarg de tot el cicle de vida dels documents, incorporen polítiques de preservació, de signatura, de representació, etc.  Trobem diversitat de mecanismes i eines tecnològiques per tal d’assegurar aquesta preservació i inalterabilitat, principalment en organismes institucionals.

Per això tenir una estratègia de metadades ajudarà a una bona gestió de la documentació digital.

Les metadades tan sols són pels documents electrònics i no són separades del document.

Les metadades són molt més que dades sobre dades-

-Descriuen el context, el contingut, i l’estructura.

-Són informació estructurada o semi estructurada.

-Ajuda a entendre el significat de la informació.

En les normes ISO23081 es troba una visió més amplia i resolt  per a que serveixen.

-Mantenen les característiques del document per llarg temps

-Facilita la seva comprensió.

-Garanteix que el document tingui un  valor probatori.

Permet l’accés, la privacitat i la propietat intel·lectual.

-Facilita la seva recuperació.

-Permet( la interoperativitat) que es pugui operar amb el document.

-Manter els vincles dels documents en el context en que varen ser creats.

-Faciliten la seva identificació amb l’entorn tecnològic.

-Faciliten la migració del document a d’altres entorns tecnològics .

És la Llei 10/2001 de 13 de juliol d’arxius i documents que fa esment en el seu article 5 que les administracions publiques han de promoure d’una manera activa l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC) per tal de garantir el tractament de la documentació en tots els seus aspectes de gestió, preservació i difusió per tal de posar-los a l’abats dels usuaris.

Més recentment la Llei 11/2007 de 22 de juny, d’accés electrònic als ciutadans als serveis públics, fent esment aquells documents electrònics administratius emesos, signats electrònicament i amb ple valor legal.  Les metadades tindran en conte assegurar la identificació i el valor probatori del document així com també la garantia prevista en la legislació de protecció de dades.

 

La cadena documental

Podríem definir la cadena documental com el conjunt d’operacions i de tècniques que s’apliquen als documents des del moment en què se seleccionen i s’incorporen a un servei d’informació i documentació, fins que s’emmagatzemen, passant pel seu anàlisi i tractament tècnic. És en aquest moment que es creen els instruments de difusió i recuperació.

Cal afegir que per molt valuós que sigui un fons documental sense un servei de informació i documentació (SID) ben organitzat, no té cap utilitat. El SID ha d’estar perfectament ordenat i organitzat per tal que tota la informació i coneixements que conté estiguin accessibles i útils als usuaris del servei.

En definir el concepte de document n’hem de destacar el doble vessant: el formal o extern que se centra en la descripció del document i el de contingut o intern que determina la matèria o el missatge del document.

Una mica d’història de la informació

Una mica d’història

La informació comprèn tot tipus de coneixements, tècniques i expressions de tots els temps passats i presents, i la importància d’aquest, com deia Maurice Line en el 1974, és que la informació és important pel treball, la investigació i la realització personal.

Fins fa ben poc la informació no ha estat catalogada per una mateixa normativa, en concret a mitjans del segle XX, la informació no es podia compartir, i és   gràcies a Seymor Lubetzky, gran teòric de la catalogació, que després que proposés disposar d’unes normes generals i internacionals aplicables a tots els documents i que també aquesta problemàtica fos plantejada per ell mateix, i recollida en la International Conference Cataloging Principles a Paris i organitzada pe l’ IFLA de 1961.

Després d’aquest moment es comença a treballar per tal d’ homogeneïtzar i crear una normativa de catalogació internacional, i vuit anys després sorgeix la primera proposta per tal d’articular una estructura per la descripció bibliogràfica, determinada per àrees separades per signes de puntuació. Aquesta va ser la base per a les normes: la ISBD

Actualment tots els avenços, Internet i la digitalització, possibiliten que la informació pugui ser escampada, compartida i recuperada. I que malgrat la necessitat d’enllaçar diferents catàlegs amb diferents registres bibliogràfics de tot el món, la qual és una tasca molt difícil, tot i això, s’ha aconseguit que amb l’aparició de sistemes automatitzats i grups de treballs que ha impulsat l’ IFLA,  el 1983 es presenta un esborrany amb les directrius de les entrades d’autoritat i referència (GARE), i amb una segona edició revisada en el 2001 que va passar-se anomenar  Guidelines for authority records and references (GARR= (Directrius per a registres d’autoritat de referències)