La cadena documental

Podríem definir la cadena documental com el conjunt d’operacions i de tècniques que s’apliquen als documents des del moment en què se seleccionen i s’incorporen a un servei d’informació i documentació, fins que s’emmagatzemen, passant pel seu anàlisi i tractament tècnic. És en aquest moment que es creen els instruments de difusió i recuperació.

Cal afegir que per molt valuós que sigui un fons documental sense un servei de informació i documentació (SID) ben organitzat, no té cap utilitat. El SID ha d’estar perfectament ordenat i organitzat per tal que tota la informació i coneixements que conté estiguin accessibles i útils als usuaris del servei.

En definir el concepte de document n’hem de destacar el doble vessant: el formal o extern que se centra en la descripció del document i el de contingut o intern que determina la matèria o el missatge del document.

Una mica d’història de la informació

Una mica d’història

La informació comprèn tot tipus de coneixements, tècniques i expressions de tots els temps passats i presents, i la importància d’aquest, com deia Maurice Line en el 1974, és que la informació és important pel treball, la investigació i la realització personal.

Fins fa ben poc la informació no ha estat catalogada per una mateixa normativa, en concret a mitjans del segle XX, la informació no es podia compartir, i és   gràcies a Seymor Lubetzky, gran teòric de la catalogació, que després que proposés disposar d’unes normes generals i internacionals aplicables a tots els documents i que també aquesta problemàtica fos plantejada per ell mateix, i recollida en la International Conference Cataloging Principles a Paris i organitzada pe l’ IFLA de 1961.

Després d’aquest moment es comença a treballar per tal d’ homogeneïtzar i crear una normativa de catalogació internacional, i vuit anys després sorgeix la primera proposta per tal d’articular una estructura per la descripció bibliogràfica, determinada per àrees separades per signes de puntuació. Aquesta va ser la base per a les normes: la ISBD

Actualment tots els avenços, Internet i la digitalització, possibiliten que la informació pugui ser escampada, compartida i recuperada. I que malgrat la necessitat d’enllaçar diferents catàlegs amb diferents registres bibliogràfics de tot el món, la qual és una tasca molt difícil, tot i això, s’ha aconseguit que amb l’aparició de sistemes automatitzats i grups de treballs que ha impulsat l’ IFLA,  el 1983 es presenta un esborrany amb les directrius de les entrades d’autoritat i referència (GARE), i amb una segona edició revisada en el 2001 que va passar-se anomenar  Guidelines for authority records and references (GARR= (Directrius per a registres d’autoritat de referències)

Gestió de la informació exitosa

Una gestió de la informació exitosa exigeix molt més que una inversió en tecnologia, també implica ubicar els processos i les persones en el lloc adequat amb la fi de gestionar tot el creixement per cada cicle de vida de les dades que s’obtenen.

La importància de l’arquitectura i la gestió de les dades rau en què són vitals per garantir que hi ha les dades necessàries per dur a terme les decisions de l’organització i que aquestes siguin disponibles, precises, complertes amb garanties i rapidesa. La majoria de directius es veuen limitats per la informació i les dades que sovint son insuficients  i poc fiables, o bé són excessivament abundants i necessiten molt de temps per a ser analitzades.

Rebem nombrosos informes a diari, i tots amb una terminologia i formats diferents. El que en alguna informació en diuen productes, d’altres en diuen peces, d’altres SKU (unitats de manteniment d’estocs), i en el cas dels clients potser  donen un nom propi o aquell que troben per catàleg.

Gestionar les dades de manera eficaç i amb una mateixa perspectiva, permet una millora en la presa de decisions, això dòna unes tranquil·litats en els compliments regulars i  legals de l’empresa, en la reducció dels riscos inherents amb una qualitat de les dades, una millora en la productivitat i eficiència operativa, millora en la satisfacció del client i un augment en la agilitat de l’organització aconseguint un alt rendiment en allò que s’assoleix.