Metadades molt més que dades

En la UNE-ISO 15489:2001 defineix  les metadades en el punt 3.12, des de la perspectiva de gestió documental, com a dades que descriuen el context del contingut, l’estructura dels documents i la seva gestió al llarg del temps. Així s’entén que les metadades no són separades del document sinó incloses en el seu interior.

Aquestes són essencials pel seu tractament i preservació. Partint de la base que parlem de documents electrònics, amb això ens estem referint tant en la informació que contenen (contingut) com a la informació que ajudarà a interpretar i gestionar.

En els darrers anys a diversos professionals que han d’assegurar el valor jurídic al llarg de tot el cicle de vida dels documents, incorporen polítiques de preservació, de signatura, de representació, etc.  Trobem diversitat de mecanismes i eines tecnològiques per tal d’assegurar aquesta preservació i inalterabilitat, principalment en organismes institucionals.

Per això tenir una estratègia de metadades ajudarà a una bona gestió de la documentació digital.

Les metadades tan sols són pels documents electrònics i no són separades del document.

Les metadades són molt més que dades sobre dades-

-Descriuen el context, el contingut, i l’estructura.

-Són informació estructurada o semi estructurada.

-Ajuda a entendre el significat de la informació.

En les normes ISO23081 es troba una visió més amplia i resolt  per a que serveixen.

-Mantenen les característiques del document per llarg temps

-Facilita la seva comprensió.

-Garanteix que el document tingui un  valor probatori.

Permet l’accés, la privacitat i la propietat intel·lectual.

-Facilita la seva recuperació.

-Permet( la interoperativitat) que es pugui operar amb el document.

-Manter els vincles dels documents en el context en que varen ser creats.

-Faciliten la seva identificació amb l’entorn tecnològic.

-Faciliten la migració del document a d’altres entorns tecnològics .

És la Llei 10/2001 de 13 de juliol d’arxius i documents que fa esment en el seu article 5 que les administracions publiques han de promoure d’una manera activa l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC) per tal de garantir el tractament de la documentació en tots els seus aspectes de gestió, preservació i difusió per tal de posar-los a l’abats dels usuaris.

Més recentment la Llei 11/2007 de 22 de juny, d’accés electrònic als ciutadans als serveis públics, fent esment aquells documents electrònics administratius emesos, signats electrònicament i amb ple valor legal.  Les metadades tindran en conte assegurar la identificació i el valor probatori del document així com també la garantia prevista en la legislació de protecció de dades.

 

Gestió de la informació exitosa

Una gestió de la informació exitosa exigeix molt més que una inversió en tecnologia, també implica ubicar els processos i les persones en el lloc adequat amb la fi de gestionar tot el creixement per cada cicle de vida de les dades que s’obtenen.

La importància de l’arquitectura i la gestió de les dades rau en què són vitals per garantir que hi ha les dades necessàries per dur a terme les decisions de l’organització i que aquestes siguin disponibles, precises, complertes amb garanties i rapidesa. La majoria de directius es veuen limitats per la informació i les dades que sovint son insuficients  i poc fiables, o bé són excessivament abundants i necessiten molt de temps per a ser analitzades.

Rebem nombrosos informes a diari, i tots amb una terminologia i formats diferents. El que en alguna informació en diuen productes, d’altres en diuen peces, d’altres SKU (unitats de manteniment d’estocs), i en el cas dels clients potser  donen un nom propi o aquell que troben per catàleg.

Gestionar les dades de manera eficaç i amb una mateixa perspectiva, permet una millora en la presa de decisions, això dòna unes tranquil·litats en els compliments regulars i  legals de l’empresa, en la reducció dels riscos inherents amb una qualitat de les dades, una millora en la productivitat i eficiència operativa, millora en la satisfacció del client i un augment en la agilitat de l’organització aconseguint un alt rendiment en allò que s’assoleix.