Mapa de processos. Conceptes basics dels Sistemes de gestió a les organitzacions.

Actualment, la implantació de sistemes de gestió que adopten com a principi la millora continuada dels processos és una pràctica habitual en organitzacions de tots els sectors i mides. Aquests sistemes ofereixen una metodologia encaminada entre altres a l’assoliment de resultats, cosa que facilita la presa de decisions i la gestió dels recursos. Entre els sistemes de gestió actuals podem trobar-ne de gestió per a documents, orientats a  la creació i gestió dels documents com a part integral dels processos de l’organització..

Els sistemes de gestió especifiquen la manera com una organització pot implementar, mantenir, millorar i documentar els processos relacionats amb una àrea d’interès (des de qualitat a seguretat de la informació, o bé  R+D+i, etc.). Aquests sistemes parteixen d’una estructura comuna i promouen l’adopció de l’enfocament basat en processos de millora continuada.

El principi de l’ enfocament basat en processos per a implementar un sistema de gestió implica la identificació dels processos que es porten a terme a l’organització, i també fer-ne el seguiment, a fi d’assolir els resultats esperats.

L’enfocament basat en processos està estretament relacionat amb el denominat enfocament de sistema per a la gestió: gairebé sempre els resultats d’un procés constitueixen els elements d’entrada d’altres processos dins d’una xarxa o sistema global. Cada organització hauria de definir els processos necessaris per a assolir-ne els objectius, integrar-los i alinear-los.

Aquest enfocament destaca la importància de la comprensió i el compliment dels requisits.  La necessitat de considerar els processos de manera que aportin valor.  La consecució de resultats del compliment i eficàcia del procés i la millora continuada dels processos basada en mesuraments objectius.

La posada en funcionament d’un model de gestió basada en processos implica un canvi profund en la manera d’entendre l’organització, ja que comporta una visió global que articula les activitats organitzatives a l’entorn de processos orientats a assolir els resultats previstos i a satisfer les necessitats i expectatives de les diverses parts interessades (clients, socis, proveïdors, empleats o propietaris,  etc.).na eina habitual per a sistematitzar els processos d’una organització és el mapa de processos, que té l’objectiu d’identificar els processos de l’organització.

Podeu trobar més informació sobre l’enfocament basat en processos i la seva aplicació a diversos tipus d’organitzacions en l’obra següent: Jaime Beltrán Sanz i altres (2002). Guía para una gestión basada en procesos. Bilbao: Instituto Andaluz de Tecnología.

La cadena documental

Podríem definir la cadena documental com el conjunt d’operacions i de tècniques que s’apliquen als documents des del moment en què se seleccionen i s’incorporen a un servei d’informació i documentació, fins que s’emmagatzemen, passant pel seu anàlisi i tractament tècnic. És en aquest moment que es creen els instruments de difusió i recuperació.

Cal afegir que per molt valuós que sigui un fons documental sense un servei de informació i documentació (SID) ben organitzat, no té cap utilitat. El SID ha d’estar perfectament ordenat i organitzat per tal que tota la informació i coneixements que conté estiguin accessibles i útils als usuaris del servei.

En definir el concepte de document n’hem de destacar el doble vessant: el formal o extern que se centra en la descripció del document i el de contingut o intern que determina la matèria o el missatge del document.