4 gestors i 1 repositori

Els gestors documentals són programes que organitzen els documents de manera que ajuden a  localitzar-los ràpidament. Amb ells obtindrem el que podria semblar una base de dades per matèries i autors/es que ens facilitarà etiquetes i descripcions.

Al mercat es poden trobar diversos gestors documentals, tant gratuïts com de pagament, que s’adapten a les diverses organitzacions i necessitats.

A continuació n’esmentem  uns quants i n’expliquem les característiques principals:

MOLECULA. Gestor de documents que requereix coneixement tècnic de la norma ISAD (G). Té el gran avantatge que és totalment en línia. Desa formats electrònics i també gestiona la part física del nostre arxiu. El sistema de cerca és ràpid i permet donar resposta al moment.

KOHA.   Gestor de biblioteques per al qual és necessari el coneixement tècnic de la norma AACR2 i/o MARC21

ALFRESCO. Gestor de documents i repositori de codi lliure que destaca per l’adaptabilitat. Compleix amb les obligacions dels estàndards, com ara la norma ISO 15489, les MoReq i VERS.

ALEJANDRIA. Gestor de biblioteques i de catàlegs. Per configurar-lo i emprar-lo cal coneixement tècnic. El seu gran avantatge és que l’usuari pot trobar la informació de diverses maneres ‒nom del document, matèria o autoritat‒ i que permet una gestió ràpida i senzilla.

ZOTERO.  Repositori i gestor de referències gratuït. Permet pujar documents i gestionar-los amb una extracció automatitzada de les metadades. Totalment en línia, gestiona webs i permet una indexació ràpida. Quant a la cerca, és ràpida i eficient. Cal destacar que no necessita cap coneixement tècnic i que permet la gestió i el control de préstecs de documents i materials. Consell: si optem per aquest programa, el navegador a utilitzar ha de ser el Mozilla.

En podríem esmentar molts més, ja que el mercat és molt ampli i cada vegada ho serà més. Estem en un canvi de paradigma en els nostres processos de treball i en la gestió de la informació. Tots els gestors responen a la necessitat de trobar els documents de manera ràpida, estalviar-nos temps i angoixar-nos menys.

Noves professions: el comunity manager i el content curator

Internet ha fet sorgir noves necessitats i nous perfils professionals. Una d’aquestes necessitats és gestionar adequadament les comunitats socials i virtuals: Facebook, Twitter, Instagram, etc. L’empresa ha de ser-hi per estar  a prop dels seus consumidors i clients de manera activa, donant respostes a través de les xarxes.

“El community manager és el professional que s’encarrega de la relació i les interaccions entre una entitat/organització i els seus usuaris, clients i públic en general a través dels mitjans i les xarxes socials.” (Definició extreta de Julián Marquina. Community Manager.  UOC)

Segons aquesta definició, aquest professional és el nexe d’unió entre empresa, client i públic virtual a través de les xarxes socials i d’Internet. Les empreses tenen cada vegada més necessitat d’una presència en línia. Això fa que els calguin competències en el món digital i professionals que assumeixin plenament aquests rols, sigui a través de contractes de serveis externs o com a empleats dins de l’organització.

El responsable de continguts (content curator en anglès) també és una de les professions que ha sorgit a causa de l’allau d’informació a través de mitjans digitals. Es tracta d’agrupar, filtrar, analitzar, extreure, seleccionar i difondre la informació que arriba. El concepte prové del món de l’art, on un curator és literalment un curador, el professional que prepara una selecció o col·lecció d’obres d’un determinat artista per a ser exposades. En el món museístic és, doncs, qui escull les obres que cal exposar a partir d’un tema. (Informació extreta del Llibre manual: Guallar,Javier i Leiva-Aguilera,Javier “El content curator: Guia bàsica para el nuevo professional de Internet” Barcelona: Universitat Oberta de Catalunya,2013, 168p. ISBN 978-84-906-1048-0.)

Hi ha moltes definicions i a totes es repeteix el mateix concepte: és un professional que sap cercar i escollir, amb gran capacitat d’anàlisi, material prou significatiu per a ser divulgat.

La pregunta que ens ve ara és: quina relació tenen amb el món de la informació? Ambdós perfils necessiten informació per posteriorment comunicar-la. En el primer dels perfils hi trobem un gran èmfasi en la comunicació; segurament per això hi trobem molts professionals del màrqueting, el periodisme i la comunicació. En el segon perfil també hi trobem professionals de la comunicació, però s’hi afegeixen els de documentació i de biblioteconomia. El temps anirà definint els professionals i els perfils en relació amb les noves necessitats que estan sorgint.

Organitzar una biblioteca personal

Totes les persones que tinguin una biblioteca personal de llibres, documents i imatges que pugui considerar-se relativament nombrosa trobaran el problema, inevitablement, de posar ordre al material reunit i de classificar-lo per després poder-lo consultar còmodament.

Una col·lecció important ha d’estar necessàriament ordenada en un arxiu per permetre la localització dels continguts.

De fet, llibres, revistes i fotografies sumen tota la seva importància només si són utilitzables i si podem trobar amb facilitat tota la documentació útil per a les necessitats del moment.

Però com hem d’ordenar tot aquest material? Quin criteri hem de seguir? El problema, òbviament, és diferent si el material del qual disposem és modest o si té un gran nombre d’unitats. La falta de sistematització pot produir, amb tota seguretat, la impossibilitat de disposar-ne quan calgui.

Per evitar aquests inconvenients, és necessari arxivar els documents fitxant-los i classificant-los per categories funcionals que ens permetin localitzar-los i utilitzar-los. Existeixen, en realitat, diversos sistemes de classificació: alfabètica per autor, per subjecte i argument, per títol, per format, per col·leccions, o segons criteris subjectius del valor atribuït al document. En el nostre cas, en efecte, no existeix d’entrada un criteri més adaptat que un altre, atès que l’arxiu seguirà sent “privat”, destinat només al nostre ús i consum.

Primer de tot, si no s’ha procedit mai a posar un ordre lògic i regulat a tot el material que s’ha acumulat amb el temps, primer caldrà analitzar cada objecte en relació amb el contingut, l’aspecte i la informació específica present, encara que només es vulgui catalogar amb criteri alfabètic. Per exemple, si es tractés de material fotogràfic, seria oportú distingir-lo abans per categories generals i reagrupar les imatges en relació amb la matèria, per després poder especificar cada fotografia en el seu context. També podria afegir-se un agrupament per característiques tècniques específiques de la imatge mateixa: blanc i negre o color, opacs o transparències, etc.

En el cas de material literari, és bona regla distingir les obres de caràcter general dels llibres que tracten específicament d’un tema.

Finalment, les revistes ocuparan també una secció del vostre fitxer i caldrà distingir entre les publicacions generals i les del tema que més us interessi.

Llibres i revistes es classifiquen per contingut i tipologia i es cataloguen anotant acuradament títol, editorial i data de publicació.

Metadades molt més que dades

En la UNE-ISO 15489:2001 defineix  les metadades en el punt 3.12, des de la perspectiva de gestió documental, com a dades que descriuen el context del contingut, l’estructura dels documents i la seva gestió al llarg del temps. Així s’entén que les metadades no són separades del document sinó incloses en el seu interior.

Aquestes són essencials pel seu tractament i preservació. Partint de la base que parlem de documents electrònics, amb això ens estem referint tant en la informació que contenen (contingut) com a la informació que ajudarà a interpretar i gestionar.

En els darrers anys a diversos professionals que han d’assegurar el valor jurídic al llarg de tot el cicle de vida dels documents, incorporen polítiques de preservació, de signatura, de representació, etc.  Trobem diversitat de mecanismes i eines tecnològiques per tal d’assegurar aquesta preservació i inalterabilitat, principalment en organismes institucionals.

Per això tenir una estratègia de metadades ajudarà a una bona gestió de la documentació digital.

Les metadades tan sols són pels documents electrònics i no són separades del document.

Les metadades són molt més que dades sobre dades-

-Descriuen el context, el contingut, i l’estructura.

-Són informació estructurada o semi estructurada.

-Ajuda a entendre el significat de la informació.

En les normes ISO23081 es troba una visió més amplia i resolt  per a que serveixen.

-Mantenen les característiques del document per llarg temps

-Facilita la seva comprensió.

-Garanteix que el document tingui un  valor probatori.

Permet l’accés, la privacitat i la propietat intel·lectual.

-Facilita la seva recuperació.

-Permet( la interoperativitat) que es pugui operar amb el document.

-Manter els vincles dels documents en el context en que varen ser creats.

-Faciliten la seva identificació amb l’entorn tecnològic.

-Faciliten la migració del document a d’altres entorns tecnològics .

És la Llei 10/2001 de 13 de juliol d’arxius i documents que fa esment en el seu article 5 que les administracions publiques han de promoure d’una manera activa l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC) per tal de garantir el tractament de la documentació en tots els seus aspectes de gestió, preservació i difusió per tal de posar-los a l’abats dels usuaris.

Més recentment la Llei 11/2007 de 22 de juny, d’accés electrònic als ciutadans als serveis públics, fent esment aquells documents electrònics administratius emesos, signats electrònicament i amb ple valor legal.  Les metadades tindran en conte assegurar la identificació i el valor probatori del document així com també la garantia prevista en la legislació de protecció de dades.

 

Fonts d’informació

Les pràctiques que tenen noms com BI (Business intelligence) o també IC (Intel·ligència competitiva) s’han tornat habituals en la gestió del negoci.  Recollir dades, analitzar-les, treure’n conclusions i aportar claredat als recursos financers, materials i humans de l’empresa suposa un avantatge en el negoci i en el  coneixement del client que ajuda quan hi ha una forta competència.

Aconseguir bona informació, saber-la trobar, pot ajudar-nos a saber el lloc que ocupa la nostra empresa dins del sector de mercat i els clients als quals ens estem dirigint.

Hi ha llocs en què podem trobar la informació de la competència, directoris que ens permetran aproximar-nos al nostre sector i conèixer millor la situació de la nostra empresa:

  1. 1- Directoris d’informació empresarial. Hi podem trobar publicacions que ofereixen recopilatoris i recursos.

 

  1. 2- Directoris d’empreses. Hi trobarem companyies del segment i sector que necessitem, amb dades d’identificació, de facturació, productes, mercats, estructura, etc.

 

  1. 3- Informes comercials. Aquí hi veurem informació avançada i completa sobre les empreses d’un entorn geogràfic concret, amb dades financeres, estructurals, mercat, productes, etc.

 

  1. 4- Indicadors d’entorn. Permeten contextualitzar la realitat empresarial o d’un sector, la situació econòmica d’un país, nombre d’habitants, empreses, distribució geogràfica, etc.

 

  1. 5- Mitjans de comunicació, com ara premsa, revistes, etc.

 

  1. 6- Estudis de mercat. Hi ha empreses i entitats especialitzades en la publicació d’estudis de mercat de sectors específics: comercials (empreses especialitzades en l’elaboració d’estudis d’anàlisis sectorials i de la competència), cambres de comerç i associacions.

 

  1. 7- Informació pública en legislació, jurisprudència i normatives.

 

  1. 8- Altres fonts on trobem informació d’interès serien: llistes de distribució, blogs, directoris especialitzats de temàtica bibliotecària o liblogs.

 

En aquest article t’he volgut donar les pistes de llocs on podries accedir a informació d’interès, però si necessites que et concreti llocs, escriu-me i et passaré un llistat de webs i portals on pots trobar informació.

La cadena documental

Podríem definir la cadena documental com el conjunt d’operacions i de tècniques que s’apliquen als documents des del moment en què se seleccionen i s’incorporen a un servei d’informació i documentació, fins que s’emmagatzemen, passant pel seu anàlisi i tractament tècnic. És en aquest moment que es creen els instruments de difusió i recuperació.

Cal afegir que per molt valuós que sigui un fons documental sense un servei de informació i documentació (SID) ben organitzat, no té cap utilitat. El SID ha d’estar perfectament ordenat i organitzat per tal que tota la informació i coneixements que conté estiguin accessibles i útils als usuaris del servei.

En definir el concepte de document n’hem de destacar el doble vessant: el formal o extern que se centra en la descripció del document i el de contingut o intern que determina la matèria o el missatge del document.

Una mica d’història de la informació

Una mica d’història

La informació comprèn tot tipus de coneixements, tècniques i expressions de tots els temps passats i presents, i la importància d’aquest, com deia Maurice Line en el 1974, és que la informació és important pel treball, la investigació i la realització personal.

Fins fa ben poc la informació no ha estat catalogada per una mateixa normativa, en concret a mitjans del segle XX, la informació no es podia compartir, i és   gràcies a Seymor Lubetzky, gran teòric de la catalogació, que després que proposés disposar d’unes normes generals i internacionals aplicables a tots els documents i que també aquesta problemàtica fos plantejada per ell mateix, i recollida en la International Conference Cataloging Principles a Paris i organitzada pe l’ IFLA de 1961.

Després d’aquest moment es comença a treballar per tal d’ homogeneïtzar i crear una normativa de catalogació internacional, i vuit anys després sorgeix la primera proposta per tal d’articular una estructura per la descripció bibliogràfica, determinada per àrees separades per signes de puntuació. Aquesta va ser la base per a les normes: la ISBD

Actualment tots els avenços, Internet i la digitalització, possibiliten que la informació pugui ser escampada, compartida i recuperada. I que malgrat la necessitat d’enllaçar diferents catàlegs amb diferents registres bibliogràfics de tot el món, la qual és una tasca molt difícil, tot i això, s’ha aconseguit que amb l’aparició de sistemes automatitzats i grups de treballs que ha impulsat l’ IFLA,  el 1983 es presenta un esborrany amb les directrius de les entrades d’autoritat i referència (GARE), i amb una segona edició revisada en el 2001 que va passar-se anomenar  Guidelines for authority records and references (GARR= (Directrius per a registres d’autoritat de referències)

Gestió de la informació exitosa

Una gestió de la informació exitosa exigeix molt més que una inversió en tecnologia, també implica ubicar els processos i les persones en el lloc adequat amb la fi de gestionar tot el creixement per cada cicle de vida de les dades que s’obtenen.

La importància de l’arquitectura i la gestió de les dades rau en què són vitals per garantir que hi ha les dades necessàries per dur a terme les decisions de l’organització i que aquestes siguin disponibles, precises, complertes amb garanties i rapidesa. La majoria de directius es veuen limitats per la informació i les dades que sovint son insuficients  i poc fiables, o bé són excessivament abundants i necessiten molt de temps per a ser analitzades.

Rebem nombrosos informes a diari, i tots amb una terminologia i formats diferents. El que en alguna informació en diuen productes, d’altres en diuen peces, d’altres SKU (unitats de manteniment d’estocs), i en el cas dels clients potser  donen un nom propi o aquell que troben per catàleg.

Gestionar les dades de manera eficaç i amb una mateixa perspectiva, permet una millora en la presa de decisions, això dòna unes tranquil·litats en els compliments regulars i  legals de l’empresa, en la reducció dels riscos inherents amb una qualitat de les dades, una millora en la productivitat i eficiència operativa, millora en la satisfacció del client i un augment en la agilitat de l’organització aconseguint un alt rendiment en allò que s’assoleix.